Как считать эффективность события: простые KPI для организатора

Продать билеты полдела. Настоящие выводы начинаются после мероприятия, когда приходит время задать главный вопрос: а всё ли прошло хорошо?

Чтобы не гадать, а точно знать, нужен набор конкретных показателей.

Сегодня делимся основными KPI, которые помогают организатору не просто оценить успех события, но и улучшить каждый следующий запуск.

Цифры, без которых ни одна аналитика не состоится:

Количество проданных билетов - абсолютный показатель, с которого все и начинается. Но он ничего не скажет Вам об эффективности без контекста.

Процент заполняемости зала = проданные билеты / доступные места. Если вы продали 720 билетов из 1000 - у вас заполняемость 72%.

Общий доход от билетов (Gross revenue) и чистый доход (Net revenue). Первый показывает выручку, а вот второй реальную прибыль после вычета всех расходов.

Средний чек = доход / количество проданных билетов, ну и конечно разбивка количества билетов по разным ценовым категориям. Все это помогает понять, как себя вели разные аудитории при сравнении с этим показателем.

Хороший и, что самое важное, рабочий маркетинг не всегда дорогой.

Конверсия: сколько людей купили билет после просмотра страницы. Если на сайт зашло 1000 человек, а купили 50 - конверсия 5%. Аналитика по разным рекламным кампаниям (через промо-коды и UTM-метки, об этом ниже) и сравнение конверсии разных групп аудитории позволит нащупать ту самую идеальную схему продаж и рекламы работающую у Вас.

Стоимость привлечения зрителя (CPA) = маркетинговые расходы / количество покупателей. Помогает оценить эффективность рекламной кампании и, опять же, сравнить разные подходы.

Промо-коды и UTM-метки позволяют отследить, какие каналы принесли продажи. Это основа грамотной перформанс-аналитики. Именно через них можно отследить кто хорошо работает. Уникальные ссылки с UTM-метками для партнеров также помогут определить у каких блогеров продажи идут лучше, а настраиваются они в личном кабинете всего в 1 клик (еще и комиссию поверх цены поставить можно и перекрыть издержки на этот рекламный канал)

Если один канал дает дешевых платящих зрителей - срочно усиливайте его. Если канал приносит исключительно траты бюджета - от него пора избавляться и перераспределять бюджет. Не бойтесь экспериментировать с каналами, заголовками и форматами рекламы. Иногда небольшие затраты на эксперименты в моменте позволяют кратно минимизировать затраты в будущем!

Иногда люди покупают, но не приходят. И это тоже показатель:

Процент прошедших контроль = прошедшие контроль доступа / количество купивших. Снижение может быть связано с погодой, временем старта или недоработками в коммуникации. Особенно этот показатель важен для бесплатных мероприятий. Работа с клиентской базой позволяет его повысить - если человек зарегистрировался уже 3 раз, но ни разу не пришел, может стоит связаться с ним и узнать, возможно время или место для него крайне неудобно, а может он просто забывает:)

Время пиковых входов - важно для организации входных групп и пропускной способности площадки. Если вы понимаете на какое время приходится поток вашей аудитории вы можете временно увеличивать количество контролеров в эти часы.

Повторные покупки - показатель лояльности. Если выстроена работа с базой, люди возвращаются. Иногда полезно стимулировать скидками или индивидуальными промо-кодами постоянных клиентов, люди, которые не пропускают ни одно ваше мероприятие - Ваши амбассадоры, их нужно ценить вдвойне:)

Платформа - это не только продажи, но и надежный тыл. Оценить надежность не сложно и для этого есть ряд метрик:

Скорость прохода на входе: время на одного зрителя, скорость сканирования, отсутствие очередей. Если приложения для контроля доступа не виснут и работают как часы, а специалистов на входных группах хватает - все проходит как по маслу.

Загрузка касс: сколько времени кассы работали в пиковые часы. Есть ли перегрузка или простой? Может кассиры не справляются из за больших очередей и нужно добавить еще несколько касс?

Обращения в поддержку: их количество до, во время и после мероприятия - индикатор, насколько интуитивно работала коммуникация. Обращения после могут быть связаны с фидбеком и эмоциями людей - их важно слышать и слушать внимательно!

ROI = (прибыль – расходы) / расходы

Если вы вложили 1 000 000 ₸, а вернули 1 300 000 ₸, ваш ROI = 30%. Хороший ориентир для массовых событий - от 20% и выше.

🧠 Важно: не путайте выручку с прибылью. Бюджет на рекламу, гонорары, аренду и налоги - всё должно учитываться.

Метрики - это не только пост-анализ. Многие из них важны уже на этапе планирования:

Организаторы, которые считают «до», ошибаются реже. Это экономит деньги и позволяет принимать взвешенные решения.

Даже хорошие цифры могут быть обманчивыми, если интерпретировать их неправильно:

Важно не просто смотреть на цифры, а сопоставлять их между собой и с контекстом вашей деятельности.

🦄 Количество проданных билетов и заполняемость
🦄 Конверсия с сайта/рекламы
🦄 Доход
🦄 CPA и эффективность каналов
🦄 Доля возвратов и неявки
🦄 Пиковые часы входа и контроль на площадке
🦄 Количество обращений в поддержку

Этот список можно сохранить и дополнить метриками важными именно для Вас (даже количество людей отметивших Вас в сториз может быть метрикой). Чем чаще вы сравниваете метрики - тем легче расти от запуска к запуску.

Каждое событие - это проект. И как любой проект, его нужно анализировать.

KPI помогают не только оценить, как всё прошло, но и принять решения: повторять ли формат, менять ли команду, пересматривать ли каналы продвижения.

unicore.one помогает организаторам не просто продавать, но и понимать, как работают их события. Считайте не только билеты, считайте результат 🦄